Privacy en email op de werkvloer

Privacy van werknemers is een gevoelig onderwerp dat met grote regelmaat de gemoederen bezig houdt. Schreven wij eerder al over het heimelijk observeren van zieke werknemers en cameratoezicht op de werkplek, ook het al dan niet controleren van mailverkeer is een onderwerp dat veelvuldig tot problemen leidt en waarover bij zowel werkgevers als werknemers nog veel onduidelijkheid bestaat. Zo zullen de meeste werkgevers zich wel eens hebben afgevraagd of zij de mail van een zieke werknemer mogen controleren.

In de (rechts)praktijk heeft zich een aantal regels afgetekend voor het controleren van email van werknemers, die we daarom eens op een rijtje zetten.

Hoofdregel is dat een werkgever onder bepaalde voorwaarden het emailverkeer van werknemers mag inzien en monitoren, mits dit in het belang van het bedrijf is. Dit bedrijfsbelang kan gelegen zijn in de continuïteit van het bedrijf (bijvoorbeeld bij ziekte van een werknemer), de veiligheid (het beschermen tegen virussen en hackers), de goede naam van het bedrijf (in het geval een werknemer vermoedelijk racistische, strafrechtelijke of seksuele uitlatingen doet via de mail of op internet) of het welzijn van (andere) werknemers (bijvoorbeeld tijdens een onderzoek naar seksuele intimidatie).

Deze bevoegdheid gaat echter niet zóver dat een werkgever, zolang het maar in het belang van het bedrijf is, heimelijk in de mailbox van de werknemer rondsnuffelen. Alleen zaakgerelateerde en “verdachte” emails mogen worden gelezen. Mails van leden van de ondernemingsraad en de bedrijfsartsen mogen niet worden gecontroleerd.
Privémail lezen mag niet, zoals nota bene de Arbeidsinspectie ondervond toen zij de privémail las van een zieke werkneemster. De ombudsman stelde: “De werkgever hoort de privacy van de privé contacten te waarborgen. Een werkgever moet er wel voor kunnen zorgen dat hij bij ziekte van werknemer de voortgang van het werk niet in gevaar komt. In dat kader is het niet onbegrijpelijk dat de werkgever de emailbox van de werkneemster heeft ingezien. In onderhavig geval heeft de werkgever echter berichten geopend die blijkens de onderwerpaanduidingen privéonderwerpen betroffen. Door aldus kennis te nemen van de gehele inhoud van de berichten die persoonlijk van karakter waren, heeft de teamleider het recht van de werkneemster op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer geschonden.”

Als werkgevers zeggenschap willen over de wijze waarop en de mate waarin hun werknemers de email faciliteiten van hun werkgever gebruiken, dan doen ze er goed aan om duidelijke regels inzake het mail- en internetgebruik vast te leggen – en te communiceren aan de werknemers. In dit soort interne gedragsregels kan bijvoorbeeld een maximum hoeveelheid of maximum tijd worden gesteld aan het versturen van privé mail en het internetgebruik, kunnen voorwaarden worden gesteld aan het verzenden van attachments, kan het meesturen van een disclaimer verplicht worden gesteld, het bezoeken van bepaalde internetsites worden verboden, het versturen van kettingbrieven en dreigende mails en dergelijke worden verboden en kan één algemene computer worden aangewezen voor internet en privemail gebruik.

Stelt een werkgever geen duidelijke regels, dan kan hij dús geen disciplinaire maatregelen nemen wegens het overtreden daarvan. Dit lijkt heel vanzelfsprekend, maar, zo bleek uit een uitspraak van de rechtbank Amsterdam, de gemeente Amsterdam moest hier door de rechter op worden gewezen. Omdat niet was aangegeven hoeveel privé mails verzonden mochten worden en niet was gecommuniceerd dat privé bestanden niet op de gemeenschappelijke server mochten worden gezet, hield een opgelegde disciplinaire maatregel geen stand.

Wel is het zo dat wanneer een werkgever in strijd met de hier besproken richtlijnen belastende informatie over een werknemer boven tafel krijgt, en de werknemer naar aanleiding van (de informatie uit) e-mails wil ontslaan, de rechter in een ontslagzaak vaak wel geneigd zal zijn dat bewijsmateriaal te betrekken bij de zaak. De rechter zal wel de verhoudingen in de gaten houden tussen de ernst van de verdenking, de mogelijkheid op een andere manier bewijs te krijgen, en de mate van inbreuk.

Het blijft als werkgever dus wel oppassen geblazen met het controleren van email.

De uitspraak Nationale Ombudsman dateert van 7 juni 2007, en is gepubliceerd in tijdschrift JAR 2007/164

Fleur Costa Baiôa is niet meer werkzaam bij Wieringa Advocaten. Indien u een vraag heeft naar aanleiding van deze blog dan kunt u zich wenden tot onderstaande contactpersoon van het praktijkgebied arbeidsrecht.

Vragen?