Tess Boekema, 5 mei 2023

Tips en tricks bij inschrijven op een aanbesteding

Eerder schreven wij dat het aanbestedingsrecht door zowel aanbestedende diensten als inschrijvers als complex wordt ervaren. De keerzijde is dat het aantal aanbestedingen de laatste jaren fors toeneemt. Het is daarom belangrijk om op de hoogte te zijn van de do’s & don’ts in een aanbestedingsprocedure. In deze blog besteden wij aandacht aan de inschrijving en beantwoorden wij de vraag: Waar moeten wij op letten bij het indienen van onze inschrijving?

Deze blog is onderdeel van de serie Aanbestedingsrecht.

Een goed begin is het halve werk

Het opstellen van de inschrijving is een tijdrovende klus. Het is daarom verstandig om een aantal zaken vooraf te regelen, zodat u zich tijdens het opstellen van uw inschrijving op de inhoud kunt richten. U kunt uw onderneming bijvoorbeeld vooraf registeren op TenderNed. TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid, ook wel een online marktplein. Hier vindt u, naast de (voor)aankondigingen van aanbestedingsprocedures, ook alle aanbestedingsdocumenten van de betreffende aanbestedingsprocedure.

In deze documenten staat informatie over onder andere de opdracht, de procedure en de gunningscriteria. Het is belangrijk om deze aanbestedingsdocumenten vooraf zorgvuldig door te nemen. Zo weet u tijdig of u bijvoorbeeld bepaalde certificaten dient aan te vragen of referenties dient te regelen.

Wees proactief

Indien er onduidelijkheden zijn over de aanbestedingsdocumenten, is het van belang om dit zo snel mogelijk aan de aanbestedende dienst kenbaar te maken. In de verschillende fases van de aanbestedingsprocedure kunnen inschrijvers om een toelichting vragen. Ook indien u bezwaren heeft tegen inhoudelijke of procedurele elementen van de aanbesteding, geldt dat u als inschrijver proactief moet handelen en zo spoedig mogelijk eventuele bezwaren naar voren moet te brengen. Wanneer u afwacht – en niets doet – bestaat het risico dat in een gerechtelijke procedure wordt geoordeeld dat u te laat heeft geklaagd. De rechtbank Rotterdam heeft recent nogmaals geoordeeld dat van een adequaat handelend inschrijver mag worden verwacht dat deze zich proactief opstelt bij het uiten van haar bezwaren (ECLI:NL:RBROT:2023:3258). Nu de betreffende inschrijver dat niet had gedaan, had zij haar rechten verwerkt en werden de vorderingen afgewezen.

Houd u aan de eisen

Ook is het belangrijk om u aan de eisen zoals die volgen uit de aanbestedingsdocumenten te houden. Inschrijvers op een aanbesteding denken vaak hun inschrijving aantrekkelijker te maken door alternatieven of extra opties op te nemen. Indien daartoe door de aanbestedende dienst bij de uitvraag geen ruimte is geboden, dient hiermee echter terughoudend te worden omgegaan. Eerder al blogde wij over een uitspraak van het gerechtshof Den Haag, waar een inschrijving waarin ongevraagde alternatieven waren opgenomen, ongeldig werd verklaard (ECLI:NL:GHDHA:2018:751). Ga daarom altijd uit van wat in de aanbestedingsdocumenten wordt gevraagd.

Check, check, dubbelcheck

Tijdens een aanbestedingsprocedure kan het maken van een fout grote gevolgen hebben. Het is daarom belangrijk uw inschrijving (en alle bijlagen) voor het indienen nogmaals te controleren. Uitgangspunt in het aanbestedingsrecht is namelijk dat u uw inschrijving na het indienen niet meer kunt wijzigen of aanvullen. De beginselen van gelijke behandeling en transparantie verzetten zich hiertegen. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen kan een aanbestedende dienst worden verplicht een inschrijver de gelegenheid te geven een omissie in een inschrijving te herstellen. In een recente uitspraak van de rechtbank Den Haag werd wederom geoordeeld dat te laat toegezonden referenties niet alsnog konden worden ingediend (ECLI:NL:RBDHA:2023:3957). De andere gegadigden moeten er immers op kunnen vertrouwen dat de aanbestedende dienst haar eigen criteria in acht neemt, aldus de rechtbank.

Wieringa Advocaten helpt u graag

Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog of heeft u een andere aanbestedingsrechtelijke vraag? Onze gespecialiseerde advocaten adviseren en procederen over de meest uiteenlopende vraagstukken op het gebied van Europees en nationaal aanbestedingsrecht. Neem van gerust contact op. Wij zijn u graag van dienst!

Vragen?