icon

Geheimhouding ook voor interne documenten

Het is best een lastig dilemma, en de diverse opsporingsdiensten klagen met er met regelmaat over. Het verschoningsrecht van de advocaat, dat weer is gekoppeld aan de geheimhoudingsplicht. Als afgeleide van dit fundamentele recht, geldt dat communicatie met de advocaat vertrouwelijk is. Maar geldt dat ook voor interne stukken, zoals een memorandum, die zijn opgesteld om juridische advies te kunnen inwinnen? Was dat memorandum bedoeld om de feiten te kunnen beschrijven aan de eigen advocaat, of was het eigenlijk bedoeld om de Raad van Bestuur op de hoogte te stellen van de feitelijke situatie? En wie bepaalt dan wat de reden is geweest voor het opstellen van het betreffende memorandum? Het bedrijf zelf, of mag de opsporingsinstantie een “vluchtige blik” werpen om zich daarover een oordeel te vormen?

Onlangs heeft het Europese Hof van Eerste Aanleg in de Akzo-uitspraak bepaald dat ook interne communiucatie is beschermd. Er is wel een beperking. Het interne stuk moet zijn opgesteld uitsluitend met het oog op het verkrijgen van juridisch advies en dit moet ook duidelijk uit het betrokken document afgeleid kunnen worden. Volgens de Nederlandse Orde van Advocaten is dit een belangrijke vaststelling. Hierdoor wordt immers gewaarborgd dat een cliënt in alle vertrouwelijkheid een volledig beeld kan schetsen aan zijn advocaat. Hij mag niet het risico lopen dat hij vervolgens diezelfde volledige beschrijving tegen zich krijgt geworpen. Dan durft niemand meer met zijn advocaat te praten, hetgeen in strijd zou zijn met de fundamentele regels van rechtsbescherming.

Het Gerecht heeft in dezelfde uitspraak ook bepaald dat de opsporingsinstantie (in casu de Europese Commissie in verband met mededingingsrechtelijke aspecten) niet een vluchtige blik mag werpen op het betreffende document om zichzelf hierover een oordeel te vormen. Het werpen van die vluchtige blik kan nu eenmaal niet worden teruggedraaid. Het risico is te groot dat toch (relevante) informatie wordt gelezen en blijft hangen. Een verdacht bedrijf mag dus aan de opsporingsinstantie weigeren een vluchtige blik te werpen op de documenten. Ook hier geldt weer een beperking. Het bedrijf moet wel van mening zijn dat een vluchtige blik onmogelijk is zonder kennis te krijgen van de inhoud van het document, en het bedrijf moet daarvoor een afdoende redengeving verstrekken.

Betekent dit dat een verdacht bedrijf kan volstaan met de enkele stelling dat een bepaald document vertrouwelijk is? Dat zou te makkelijk zijn. Van het betreffende bedrijf mag wel verwacht worden dat zij aangeeft wie de schrijver is van het document, voor wie het bestemd is, wat de functie en verantwoordelijkheden zijn van die personen en wat doel en achtergronden waren van het document. Verder kan het bedrijf daarbij ook aangeven in welke context het document werd aangetroffen door de opsporingsinstantie, op welke wijze het is geadministreerd en of er gerelateerde documenten zijn. Dit alles wordt dan weer zodanig beperkt dat uit deze informatie niet de inhoud van het document zelf kan worden afgeleid. Indien het bedrijf onvoldoende informatie geeft waaruit blijkt dat het wel degelijk gaat om een vertrouwelijk stuk, kan de Commissie (of andere opsporingsdienst) alsnog verlangen dat het betreffende document wordt overgelegd.


Jonathan Barth is niet meer werkzaam bij Wieringa Advocaten. Indien u een vraag heeft naar aanleiding van deze blog dan kunt u zich wenden tot één van de advocaten binnen het praktijkgebied vennootschapsrecht

Geheimhouding ook voor interne documenten