Studiekosten en het gevaar van de dode letter

Het komt regelmatig voor dat een werkgever studiekosten voor een werknemer betaalt, maar dan wel wil voorkomen dat de werknemer kort daarop – met zijn nieuwe kennis of vaardigheden – naar een ander bedrijf overstapt. Om die reden wordt dan een overeenkomst gesloten waarin een terugbetalingsregeling staat: als de werknemer binnen een bepaalde tijd na de studie vertrekt, moet hij (een deel van) de vergoede kosten aan de werkgever terugbetalen.

Dit soort afspraken is met enige regelmaat toch aanleiding tot geschillen, met name als de werknemer toch eerder dan afgesproken vertrekt en de kosten niet wil terugbetalen. Over dit onderwerp is dan ook inmiddels de nodige rechtspraak. Daaruit zijn algemene regels af te leiden waaraan zo'n regeling moet voldoen. De belangrijkste daarvan zijn dat de regeling een afbouw moet kennen (hoe langer de werknemer in dienst blijft, des te lager wordt het bedrag dat hij bij vertrek moet terugbetalen). De periode waarin het bedrag tot nul wordt afgebouwd mag daarbij uiteraard niet onredelijk lang zijn. Verder moet het gaan om een studie die de werknemer vrijwillig is gaan volgen. Als het gaat om een noodzakelijke of verplicht voorgeschreven opleiding in het bedrijf, is de kans kleiner dat de rechter zal vinden dat de kosten daarvoor moeten worden terugbetaald – tenzij het natuurlijk gaat om iemand die bij het in dienst treden direct een opleiding voor de betreffende functie gaat volgen, of die een opleiding moet volgen om promotie te kunnen maken.

Ik praat hierboven over een “regeling” – het is inderdaad niet nodig dat per keer een aparte overeenkomst met een werknemer wordt gesloten; sommige bedrijven hebben een studiekostenregeling in hun arbeidsvoorwaarden opgenomen, waarin een terugbetalingsregeling staat. Als dat het geval is, is het raadzaam om daarnaar te verwijzen als aan een werknemer een vergoeding van studiekosten wordt toegekend.

Dat een heldere afspraak daarover overigens niet voldoende is, bleek uit een recente uitspraak van de kantonrechter in Dordrecht. Het ging daarbij om een notariskantoor dat een studiekostenregeling had opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Een werknemer had de beroepsopleiding gevolgd en was daarna bij een ander notariskantoor gaan werken, waarop het notariskantoor de terug te betalen studiekosten inhield op het laatste salaris. De werknemer vorderde dat geld terug, en stelde dat de terugbetalingsregeling weliswaar in de arbeidsovereenkomst stond, maar nooit werd toegepast. In de rechtszaak bleek dat dat inderdaad het geval was, waarop de rechter oordeelde dat in dit geval de kosten dus ook niet hadden mogen worden teruggevorderd.

Verrassende uitspraak? Niet echt. Het gevaar van een “dode letter” in een overeenkomst (een bepaling die er wel staat maar niet wordt nageleefd) doet zich in alle soorten overeenkomsten voor. Als je iets in een overeenkomst zet maar dat niet uitvoert, verliest die bepaling zijn waarde: kennelijk is er (inmiddels) iets anders overeengekomen. Dat gevaar speelt in directe zin voor de betreffende bepaling, maar kan zich uitspreiden over mee delen van de overeenkomst. Het is dus nuttig en noodzakelijk om niet alleen bij het opstellen van de overeenkomst goed over de gewenste inhoud na te denken, maar ook tijdens de duur daarvan de overeenkomst nog eens periodiek na te (laten) lopen om te zien of die nog overeenstemt met de (gewenste) praktijk. Het kan, zoals blijkt, vervelende verrassingen én geld schelen.

Dat laatste ging overigens in de aangehaalde zaak niet echt op. Het ging om nog geen zeshonderd euro – de relatie zal wel behoorlijk verzuurd zijn geweest om voor zo'n bedrag te gaan procederen.

Arco Siemons is niet meer werkzaam bij Wieringa Advocaten. Indien u een vraag heeft naar aanleiding van deze blog dan kunt u zich wenden tot onderstaande contactpersoon van het praktijkgebied arbeidsrecht.

Vragen?