Rechtspositionele besluiten per e-mail?

We e-mailen wat af met z'n allen; dagelijks tientallen (honderden?) berichten, thuis en op het werk. Ook als werkgever en werknemer corresponderen we steeds vaker langs elektronische weg. Lekker makkelijk en snel. Maar als het om verstrekkende afspraken of rechtspositionele besluiten gaat, zijn we dan ook aan zo'n e-mail gebonden? Want als daarvoor het schriftelijkheidsvereiste geldt, is daar dan wel aan voldaan?

In een eerdere blog behandelde Wikke Kootstra dit onderwerp naar aanleiding van een per e-mail overeengekomen concurrentiebeding.

Aanleiding voor deze bijdrage is een eind december gepubliceerde uitspraak van de voorzieningenrechter uit Arnhem. Die had te oordelen over twee per e-mail aan een ambtenaar verstuurde beslissingen. Waren die beslissingen, waarin een verzoek om urenuitbreiding werden afgewezen, besluiten waartegen op grond van artikel 8:1 lid 1 Awb bezwaar en beroep kon worden ingediend, of niet? Volgens de voorzienin-genrechter niet, omdat door verzending per e-mail niet werd voldaan aan het schriftelijkheidsvereiste.

Bezwaar en beroep zou dan uitsluitend mogelijk zijn indien de e-mails konden worden aangemerkt als een andere handeling in de zin van artikel 8:1 lid 2 Awb. Op grond van vaste rechtspraak van de Centrale Raad van Beroep is daarvan sprake op het moment dat de beslissingen de ambtenaar als zodanig rechtstreeks raken en het tussen partijen duidelijk is dat deze niet door nadere schriftelijke besluitvorming gevolgd hoeven te worden. Daarbij wordt betrokken dat de ambtenaar langs elektronische weg voldoende bereikbaar moet zijn, maar ook dat deze duidelijk kenbaar moet hebben gemaakt langs die weg bereikbaar te zijn voor het bericht of de berichten waar het om gaat (zie artikel 2:14 Awb).

Volgens de voorzieningenrechter uit Arnhem was van een dergelijke appellabele andere handeling sprake, omdat onder het laatste e-mailbericht een bezwaarclausule was opgenomen, en daardoor tussen partijen duidelijk was dat er geen schriftelijke besluit-vorming meer zou volgen. Vervolgens behandelt hij het geschil over de geweigerde urenuitbreiding inhoudelijk (en oordeelt dat de weigering, gezien de gewijzigde gedrags-lijn van de werkgever, overeind kan blijven).

In de aangehaalde uitspraak van de Centrale Raad uit 2010 was de uitkomst overigens anders; daarin werden de e-mails anders gewaardeerd aangezien de ambtenaar niet kenbaar had gemaakt langs elektronische weg bereikbaar te zijn voor dergelijke berichten. Sterker, de ambtenaar had zijn werkgever (per e-mail nota bene) expliciet om een schriftelijke motivering gevraagd. Om die reden oordeelde de Raad in oktober 2010 dat het in juli 2008 ingediende bezwaar ontvankelijk had moeten worden verklaard, en derhalve inhoudelijk had moeten worden behandeld.

Zoiets, tijdsverloop door geharrewar over de status van een e-mail, zal in de toekomst mogelijk niet meer kunnen gebeuren. Elektronische verzending van rechtspositionele besluiten heeft namelijk in de zomer van 2011 een basis in de Ambtenarenwet gekregen. Daarin is nu in artikel 125 lid 1 sub n bepaald dat er – in afwijking van artikel 2:14 Awb – voor kan worden gekozen om rechtspositionele besluiten uitsluitend nog elektronisch te verzenden, mits daarvoor de mogelijkheid wordt opgenomen in de betreffende rechtspo-sitieregeling. Dat laatste moet dan wel gebeuren. Maar als dat eenmaal het geval is, dan is het gebruik van e-mail of een digitaal P-systeem niet meer afhankelijk van de instemming van een individu. Dat scheelt een hoop papier en postzegels, maar zal t.z.t. ongetwijfeld interessante vragen kunnen oproepen over moment van verzending, toegang tot een computer en verschoonbare termijnoverschrijding.

Femke van Ooijen is niet meer werkzaam bij Wieringa Advocaten. Indien u een vraag heeft naar aanleiding van deze blog dan kunt u zich wenden tot onderstaande contactpersoon van het praktijkgebied arbeidsrecht.

Vragen?