Kopie maken identiteitsbewijs slechts zelden toegestaan

Ik huur al jaren geen “video's” meer, maar de pasjes van de videotheken hou ik angstvallig vast! ik herinner me namelijk nog hoe moeilijk het was daar aan te komen. Inschrijven bij een nieuwe videotheek was bepaald geen sinecure. Eén identiteitsbewijs was al snel niet meer voldoende: dat moesten er minstens twee zijn en dan ook nog allebei met foto. Daarnaast moest een recent bankafschrift worden getoond, met het bestaande adres erop. Die hele handel werd gekopieerd en dán pas kreeg je het begeerde pasje. Naar ik begrijp gaat het bij inschrijvingen voor sportscholen of het aangaan van een nieuw telefoonabonnement vaak nog steeds zo.

Dat mag niet. Identiteitsbewijzen bevatten vele persoonsgegevens en de verwerking daarvan (waaronder het kopiëren) is aan regels gebonden. Die regels zijn niet nieuw: ze staan al jaren in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Ze worden echter vaak niet toegepast en daar wil het officiële uitvoerings- en controleorgaan van de WBP, het CBP (College Bescherming Persoonsgegevens) een einde aan maken. Daartoe zijn nu richtsnoeren uitgevaardigd (in brochurevorm, klik voor de pdf ) die specifiek het vragen om en kopiëren van identiteitsbewijzen als onderwerp hebben. Deze zullen door het CBP voortaan als uitgangspunt dienen bij de handhaving van de WBP. Het belangrijkste doel is naast privacybescherming het bestrijden van identiteitsfraude.

Kern van de richtsnoeren: het vragen om legitimatie is onder voorwaarden toegestaan. Het kopiëren van een identiteitsbewijs mag echter vrijwel nooit. Eigenlijk mag dit alleen als er een wettelijke plicht toe bestaat (bij arbeidsrelaties en in de anti-witwas wetgeving; daarom moet een advocaat ook een kopie vragen). Een heel enkele keer kan het daarnaast gerechtvaardigd zijn bij de uitvoering van bepaalde overeenkomsten (zoals autohuur)

De WBP bepaalt dat persoonsgegevens alleen voor “welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden” mogen worden verwerkt. Daarnaast is ófwel de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene vereist, óf moet aan een aantal nadere voorwaarden (opgenomen in artikel 8 WBP) zijn voldaan. Bepaalde bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld over iemands ras, geloof of politieke gezindheid) mogen behoudens strikte uitzonderingen helemaal niet worden verwerkt.

In dit kader is volgens het CBP vooral het begrip ‘ras' van belang. “Dat begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto”, aldus het CBP in de brochure. Een pasfoto mag daarom niet zomaar worden (mee-)gekopieerd. Datzelfde geldt voor het Burgerservicenummer (BSN). Dat nummer is gevoelig omdat er makkelijk bestanden mee kunnen worden gekoppeld. Zelfs als onder omstandigheden een paspoort of rijbewijs gekopieerd mag worden, moeten de pasfoto en het BSN daarin dan niet worden meegekopieerd volgens het CBP (ziet u het voor zich?).

De brochure maakt duidelijk dat het louter doen tonen van een legitimatiebewijs plus eventueel het overnemen van beperkte gegevens daaruit in verreweg de meeste gevallen voldoende is voor het te bereiken “gerechtvaardigde doel” als hierboven genoemd. Dat overnemen geldt bijvoorbeeld bij registratie van hotelgasten en bij uitvoering van bepaalde overeenkomsten. Het kopiëren van het hele document is dan overkill en dus niet toegestaan.

Had u in uw bedrijf de gewoonte kopieën te maken? Lees dan de brochure eens door en kijk hoe u binnen de grenzen van de wet (en zonder kans op boete of dwangsom van het CBP) toch de nodige bescherming kunt creëren.
Bent u echter zelf degene van wie paspoort of rijbewijs dreigen te worden gekopieerd? *Zucht.* Dan kunt u proberen het hele bovenstaande verhaal uit te leggen. De kans blijft echter reëel dat de sportschool-medewerker of telecomaanbieder zegt: “Dit zijn mijn instructies; anders kan ik geen abonnement voor u afsluiten”. Dan kunt u vervolgens natuurlijk een klacht indienen bij het CBP. Maar daar heeft u helaas dat abonnement nog niet mee…

Vragen?